Een formele brief sluit je af met 'Hoogachtend' als je de geadresseerde niet bij naam kent, of met 'Met vriendelijke groet' als de aanhef een naam bevat. Deze regel volgt uit de richtlijn van Onze Taal: de aanhef bepaalt de afsluiting. Onder de afsluiting komt je handtekening, en daaronder je naam voluit.
Wanneer Hoogachtend?
Bij aanhef 'Geachte heer/mevrouw' (zonder naam). Deze afsluiting is de meest formele en past bij zakelijke brieven aan onbekende geadresseerden, zoals de overheid, een klachtenafdeling of een grote instantie.
Wanneer Met vriendelijke groet?
Bij aanhef 'Geachte heer Jansen' of 'Geachte mevrouw De Vries'. Ook voor mails is dit de veiligste afsluiting.
Andere formele varianten
- Met de meeste hoogachting (zeer formeel, ouderwets)
- Vriendelijke groet (korter)
Onder de afsluiting
Komma na de afsluitformule (geen punt). Vier witregels voor de handtekening. Getypte naam voluit onder handtekening. Optioneel functie en bijlage-vermelding.
Voorbeeld
Hoogachtend, / [handtekening] / Ing. J. de Vries / Bijlage: offerteaanvraag
Fouten vermijden
- Punt in plaats van komma
- Verwisseling: 'Hoogachtend' bij aanhef met naam
Kort samengevat
Hoogachtend zonder naam, Met vriendelijke groet met naam. Komma, ruimte, naam voluit.
